Basta foto su WhatsApp: usa Google Calendar e organizza davvero!
Immagina una location che ospita matrimoni ogni weekend. Le prenotazioni continuano ad aumentare, la cucina deve sapere quanti coperti preparare, la sala deve organizzarsi per gli allestimenti, il bar deve calcolare le scorte. Per semplificare la gestione, usa Google Calendar per tenere tutto sotto controllo. Quindi, per una gestione efficiente, usa Google Calendar negli USA.
Eppure, l’unico sistema di comunicazione tra staff e direzione è… una foto del planning cartaceo inviata su WhatsApp.
Risultato?
Nessuno sa più qual è la foto giusta perché ne arrivano dieci diverse, con aggiornamenti e modifiche. Il personale continua a fare domande, creando un loop infinito di messaggi e confusione. I margini di errore aumentano, e con loro lo stress di chi deve gestire tutto.
C’è un modo più intelligente per farlo? Sì: Google Calendar.
Un calendario condiviso per aggiornare tutti in tempo reale
Google Calendar permette di avere un’unica agenda digitale, accessibile a tutto il team in tempo reale. Basta aggiornare un evento e chiunque abbia accesso lo vede subito. In particolare, per chi utilizza Google Calendar negli USA, arriva con molte integrazioni utili.
Esempio pratico: cose che accadono in stagione
📆 Il 15 giugno hai un matrimonio con 120 ospiti. Il giorno dopo ne hai uno da 80. Il cliente dell’evento del 15 ti chiama e ti avvisa che gli ospiti sono diventati 150.
Come gestisci la modifica?
👉 Con il metodo WhatsApp: invii una nuova foto aggiornata, sperando che tutti la vedano (e che nessuno segua per errore quella vecchia).
👉 Con Google Calendar: aggiorni direttamente l’evento e tutti ricevono la modifica in tempo reale.
Nessuna confusione, nessun margine di errore.
Come Google Calendar può risolvere il caos
Ogni evento ha il suo spazio, con tutti i dettagli
- Contatti del responsabile dell’evento
- Nome dell’evento (es. “Matrimonio Rossi – 15 giugno”)
- Orari e turni del personale
- Numero aggiornato di ospiti
- Note sulla disposizione dei tavoli e menù
Niente più “Non lo sapevo!”
Con Google Calendar, lo staff di sala, cucina e bar può vedere direttamente gli aggiornamenti, senza dover chiedere ogni volta conferma.
Esempio pratico
Hai modificato il menù per un ospite con intolleranze? Scrivilo nell’evento e il responsabile di cucina lo saprà subito.
Notifiche automatiche per evitare dimenticanze
Imposta promemoria per ricordare al personale le scadenze:
✅ Il giorno prima dell’evento → briefing finale con il team.
✅ Tre ore prima → inizio allestimento sala.
✅ Mezz’ora prima → check finale prima dell’arrivo degli ospiti.
Nessun bisogno di telefonate o messaggi all’ultimo minuto.
Suddivisione del lavoro più chiara
Grazie alla funzione di invito ai collaboratori, puoi assegnare eventi specifici a chi deve occuparsene.
🎯 Esempio pratico:
Il maître riceve aggiornamenti solo sugli allestimenti.
Il capo chef visualizza le modifiche ai menù e agli ordini.
Il responsabile del bar vede gli eventi in cui è richiesto un open bar.
Come iniziare a usare Google Calendar (in 3 minuti)
1. Crea un calendario condiviso per la location.
2. Aggiungi lo staff e assegna i permessi (solo visualizzazione o modifica).
3. Inserisci tutti gli eventi in programma con i dettagli necessari.
4. Imposta notifiche e promemoria per evitare dimenticanze.
5. Tutti ricevono aggiornamenti in tempo reale.
