La check list delle check list

Organizzando eventi e attività di banchettistica, allestimenti, musica, ecc sai quanto le cose possano diventare complicate in fretta durante gli eventi. In questo caso non sto parlando di complessità dettate dal tempo bensì dalla certezza di ogni professionista di aver fatto e preparato tutto il necessario per la realizzazione perfetta del proprio servizio.

Cosa può salvare da imprevisti e dimenticanze? La check list

Una buona check-list non è solo un elenco di cose da fare, è il tuo compagno fidato. E se ancora non ne fai uso, lascia che ti spieghi perché è fondamentale.

5 punti di forza della check list

1. Non dimentichi nulla

L’evento sta per iniziare e tutto sembra perfetto… finché ti rendi conto che nessuno ha stampato il menù o avvisato il catering delle intolleranze alimentari. Situazioni come queste capitano quando non hai una check-list che ti aiuti a verificare ogni dettaglio, dal più grande al più piccolo.

2. Risparmi tempo

Sì, perché anziché affidarti alla memoria (che, ammettiamolo, durante un evento frenetico può facilmente tradirti), hai tutto lì, nero su bianco. Invece di dover ripensare e ricontrollare mentalmente ogni aspetto, ti basta scorrere la lista e spuntare ciò che è fatto.

3. Trasmetti informazioni in modo chiaro

Una buona check-list non serve solo a te, ma anche a chi collabora con te. Quando la condividi con il tuo team, stai dando loro una guida precisa da seguire. È un modo semplice e diretto per far sì che tutti sappiano cosa fare, quando e come.

4. Ti rassicura sull’esito dell’evento

Avere tutto sotto controllo è un grande sollievo, soprattutto quando sei responsabile della riuscita di un evento. La check-list ti permette di verificare che ogni aspetto sia stato gestito, riducendo ansia e incertezze. Sapere che nulla è stato dimenticato ti dà quella sicurezza in più.

5. Metti in luce i punti critici

A volte è proprio grazie alla check-list che ti rendi conto di eventuali criticità. Magari manca il coordinamento per l’allestimento floreale o l’orario di arrivo del fotografo non coincide con quello previsto. La lista ti permette di individuare questi problemi in tempo, evitando di trovarsi nel caos all’ultimo minuto.

Esercizio pratico: crea la tua check-list personalizzata

Ora che hai capito l’importanza di avere una check-list, ti propongo un esercizio semplice ma efficace per crearne una su misura per i tuoi eventi.

Prendi un foglio bianco
Inizia scrivendo tutto ciò che ti viene in mente quando pensi a un evento. Non avere paura di andare troppo nel dettaglio: ogni piccola cosa conta. Dalla scelta del catering, all’invio degli inviti, all’orario di arrivo del DJ.

1. Dividi in categorie
   Una volta che hai buttato giù tutte le idee, prova a raggrupparle. Ecco qualche esempio di categorie che puoi usare:
   • Catering: menù, intolleranze alimentari, conferma orari.
   • Allestimenti: fiorista, decorazioni, arredi.
   • Tecnologia: audio, luci, schermi, microfoni.
   • Staff: briefing, orari, compiti specifici.
   • Ospiti: inviti, conferme, accoglienza.
2. Apri un file Word
   Ora è il momento di dare struttura alla tua check-list. Apri un file Word e dividi la pagina in due colonne:
   • A sinistra, inserisci le categorie che hai individuato.
   • A destra, elenca con i punti elenco tutte le cose da fare per ciascuna categoria.
3. Rendi il file più articolato
   Man mano che organizzi più eventi, la tua check-list diventerà sempre più completa. Potrai aggiungere dettagli e anche le opzioni per ogni voce: ad esempio, per il catering puoi indicare “menu stampato”, “opzioni per intolleranze”, “allestimento tavoli”. In questo modo, avrai un modello unico che potrai riutilizzare e adattare per ogni evento, risparmiando tempo e garantendo la massima efficienza.

Questa attività ti permetterà di avere un controllo totale su ogni aspetto, senza lasciare nulla al caso. Inizia subito e vedrai quanto diventerà più semplice gestire i tuoi eventi!

Con la mia agenda su misura, ogni aspetto della mia vita lavorativa è sotto controllo: dalle attività quotidiane ai progetti a lungo termine, dalle idee ai piccoli dettagli che non voglio dimenticare. È flessibile, si adatta a me e non il contrario.

Creare una check-list ben strutturata può davvero fare la differenza nel modo in cui organizzi i tuoi eventi, rendendoti più efficiente e sereno. Se pensi di non avere il tempo o se ti sembra complicato farlo da solo, possiamo farlo insieme!

Contattami per una consulenza rapida: ti guiderò passo passo nella creazione della tua check-list personalizzata e ti insegnerò un metodo che ti cambierà la vita, riducendo il tuo stress. Non aspettare, è il momento di trasformare il caos in ordine!