Ho imparato che la fiducia supera l’organizzazione.

Essere stata la referente dell’organizzazione dell’Evento Nazionale di APOI (Associazione Professional Organizer Italia) per il 2024 è stata un’esperienza straordinaria e intensa che mi ha permesso di identificare con più chiarezza il vero motore che alimenta un gruppo durante l’organizzazione di un evento: la fiducia.

Organizzare un evento di questa portata, in un’associazione, va ben oltre la pianificazione di attività e scadenze: è una gestione di team a tutti gli effetti, con sfide che non riguardano solo la logistica, bensì coinvolgono dinamiche associative e il coordinamento delle persone.

Quando organizzi un evento per un’associazione, non stai solo gestendo un progetto, stai coordinando una vera e propria attività collegiale. Questo significa che, anche se hai un ruolo di leadership, ti stai comunque mettendo in gioco come individuo, insieme a tutte le altre persone coinvolte e la riuscita dell’evento non dipende solo dalla tua capacità organizzativa, bensì da come riesci a integrare le competenze e le motivazioni di chi fa parte del team.

Regole tacite ed esplicite

Ogni gruppo ha delle regole, alcune esplicite e dichiarate, altre tacite, che emergono solo lavorandoci dentro. Come referente, ho imparato quanto sia importante capirle e rispettarle, ci sono infatti aspetti che vanno coordinati e regolati in modo ufficiale, tuttavia spesso sono le dinamiche invisibili che regolano il vero funzionamento del gruppo.

Scoprire i ruoli naturali e il potenziale del team

Un altro aspetto che ho rilevato è la presenza di ruoli naturali all’interno del gruppo: ogni persona tende a interpretare un ruolo diverso quindi identificare questi ruoli è essenziale per far emergere il massimo potenziale di ciascuno.

Qui, la teoria di Belbin sui ruoli del team mi è stata di grande aiuto, aver identificato chi è l’implementatore, chi è il teamworker e chi è il plant ha permesso di gestire il team in modo più fluido e armonioso, valorizzando le competenze di ciascuno.

La chiave per mantenere l’interesse: motivazione e riconoscimento

La motivazione individuale è un tema centrale. Ho notato che per mantenere alta la partecipazione e l’entusiasmo, è importante che ogni membro del team senta che il proprio contributo abbia un riconoscimento che può essere di varia natura: un ringraziamento pubblico, un feedback positivo oppure un ruolo di maggiore responsabilità.

Affrontare le difficoltà con onestà

Da quanto detto finora, può sembrare che tutto sia andato liscio. La realtà, però, è stata ben diversa. Abbiamo affrontato difficoltà importanti, specialmente nelle dinamiche associative, che avrebbero potuto facilmente far deragliare il progetto. Questa esperienza mi ha riconfermato quanto un gruppo che funziona bene possa fare la differenza.

Quando la fiducia è reale e condivisa, le difficoltà possono essere affrontate con onestà e supporto reciproco.

Ogni membro del team si è sentito libero di parlare apertamente delle sue preoccupazioni, di dare suggerimenti e di chiedere aiuto senza timore. Personalmente, ho potuto vedere e vivere quanto sia fondamentale costruire uno spazio sicuro, dove tutti si sentano non solo parte del gruppo, ma anche supportati.

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Il lavoro a distanza è stato un confine positivo

Un aspetto sorprendente è stato il ruolo del lavoro a distanza. Se inizialmente poteva sembrare un limite, si è invece rivelato un fattore positivo: il lavoro remoto ha creato confini sani, permettendo a ciascuno di gestire il proprio impegno in modo più autonomo, senza intaccare la collaborazione. Questo ha dimostrato che il lavoro a distanza non solo funziona, ma in alcuni casi può migliorare la gestione delle dinamiche di gruppo.

E alla fine, la gioia di ritrovarsi di persona è stata impagabile: abbracciarsi e andare in scena, mano nella mano, ha dato il tocco finale a un’esperienza di squadra unica e profonda!

Il mio fil rouge di questi 17 anni

Questo percorso ha per me radici lontane. Era il 2007 e collaboravo con il Centro Servizi Volontariato di Bergamo su progetti di rete territoriale, volti a creare coesione tra le associazioni locali e a dare visibilità al loro lavoro.

L’evento era il mezzo perfetto per mettere insieme gruppi con storie, esperienze e visioni diverse, motivando alla partecipazione e incoraggiando la conoscenza reciproca. Era un progetto di lungo respiro che utilizzava l’organizzazione dell’evento come collante per coinvolgere le persone e far crescere il gruppo.

Nell’esperienza successiva come direttrice di Location di Eventi ho continuato a considerare l’evento uno strumento potentissimo per creare esperienze di condivisione e piacere per gruppi: dalle coppie di futuri sposi alle famiglie, da gruppi di famiglie ad aziende, fino al coinvolgimento di innumerevoli stakeholders per progetti di valorizzazione territoriale.
Adattando il mio approccio al contesto e alle necessità specifiche di ogni gruppo l’organizzazione di un evento ha sempre permesso di creare momenti unici e soprattutto, ha aiutato gli “organizzatori” (spesso detti clienti o committenti, tuttavia i veri protagonisti) a rafforzare legami, comunicare meglio e collaborare per un obiettivo comune.

Organizzare eventi come strumento di coaching e formazione

L’idea di riproporre l’organizzazione di eventi come strumento formativo e di coaching nasce dalla consapevolezza che gestire un evento è molto più di un esercizio di pianificazione: è una vera palestra di crescita per qualsiasi gruppo di lavoro, un mezzo attraverso cui raggiungere obiettivi comuni e rafforzare le relazioni.

Nel contesto della formazione e del coaching, l’evento diventa un’opportunità concreta per ogni individuo coinvolto di mettere in gioco competenze e attitudini in una dinamica di gruppo. Ogni fase del percorso, dalla progettazione alla realizzazione, è una possibilità per i membri del team di crescere come individui e come gruppo, imparando a:

1. Collaborare: ogni persona ha un ruolo specifico che contribuisce al successo dell’evento, imparare a collaborare per un obiettivo comune è una delle lezioni più preziose che un evento può insegnare.
2. Comunicare: la gestione delle comunicazioni, sia interne che esterne, è fondamentale per il buon esito dell’evento, un team che comunica in modo chiaro e trasparente crea un clima di fiducia e sinergia.
3. Risolvere difficoltà in modo creativo: gli eventi raramente seguono i piani alla lettera quindi affrontare gli imprevisti e trovare soluzioni creative ai problemi permette a ogni membro del team di sviluppare una mentalità flessibile e orientata al risultato.

L’organizzazione di un evento richiede dunque un impegno collettivo che non si esaurisce con il taglio del nastro, perchè ha un impatto duraturo sulla coesione del gruppo e sullo sviluppo delle competenze individuali.