Excel e il magazzino: da dove iniziare per semplificare il lavoro
C’era una volta un elenco di prodotti chiamato file Excel
Un file che, nelle intenzioni, doveva semplificare la gestione del magazzino e che invece aveva creato solo più confusione, ansia e nervoso perchè in realtà era un umile elenco di prodotti buttato giù alla buona, con nomi scritti un po’ come capitava, senza categorie, senza logica.
Da qui inizia la storia
La mia cliente, con aria rassegnata, mi dice:
“Sara, lo faccio fare a te, perché almeno so che lo farai.”
Suona come un complimento, vero? Peccato che sotto ci sia un problema enorme: questo file esisteva già.
Era stato creato dal suo team, con le migliori intenzioni, ma senza un metodo.
Risultato? Un elenco da rifare da zero: duplicati, descrizioni imprecise, categorie inesistenti, informazioni mancanti. Gestire Excel e il magazzino era diventato un incubo.
E qui entra in gioco la realtà: Excel non è il problema. Il problema è il metodo.
Quando il magazzino diventa un enigma senza soluzione
Se lavori nella ristorazione o negli eventi, sai bene che il magazzino può trasformarsi in un vero incubo. Oggetti che spariscono, forniture che si esauriscono senza preavviso, prodotti che nessuno sa dove siano finiti.
Eppure, gestire un magazzino non è fisica quantistica. Il punto è che senza un sistema chiaro, tutto diventa complicato. Non puoi affidarti alla memoria di chi lavora con te o sperare che qualcuno sappia dove sono finite le cose. Excel e il magazzino devono essere gestiti con metodo, altrimenti si crea disordine.
Serve metodo!
Dopo due giorni di lavoro in cui ho raccolto tutti gli appunti cartacei e non con elenchi poco definiti, incrociato listini prezzi, scansionato le diverse aree ecco la mia soluzione: un file Excel semplice, funzionale e finalmente utile. Così gestire Excel e il magazzino diventa più efficiente.
Le colonne che fanno davvero la differenza
- Nome del fornitore
- Categoria del prodotto
- Area di utilizzo
- Tag per ricerca veloce
- Nome del prodotto
- Dettagli prodotto
- Quantità prodotto
- Scadenze e riordini
Dopo aver sistemato tutto, succede la magia: il magazzino smette di essere un problema.
Un buon file non basta: serve un team che sappia usarlo per semplificare il lavoro
Qui arriva la parte più importante: se nessuno sa usare il file, è tutto inutile.
Il problema più grande che vedo nelle aziende è che spesso i sistemi vengono creati, ma non vengono spiegati. Il risultato? Dopo qualche mese si torna al punto di partenza.
💡 Il segreto per mantenere l’ordine nel magazzino è coinvolgere il team.
- Chi lavora in magazzino deve sapere come aggiornare il file.
- Le informazioni devono essere facili da inserire (se è complicato, nessuno lo farà).
- Serve un check periodico per verificare che tutto sia aggiornato.
Se vuoi evitare di rifare tutto ogni sei mesi, investi un’ora per spiegare come si usa il file. Un piccolo sforzo che ti farà risparmiare tempo e frustrazioni infinite.
Com’è la gestione del magazzino nella tua azienda?
Se leggendo ti è venuto il dubbio che il tuo file Excel sia più un problema che una soluzione, forse è il momento di fare un check del sistema Excel e il magazzino.
📌 Riesci a trovare subito quello che ti serve?
📌 Sai sempre quante scorte hai disponibili?
📌 Il tuo staff sa dove mettere e cercare le cose?
