Cos’è per te l’organizzazione?

Parliamoci chiaro: quando senti la parola organizzazione, cosa ti viene in mente? Cos’è per te l’organizzazione?

Voglio sapere cosa significa per te proprio perchè deve essere tua, non qualcosa che arriva imposto dall’esterno.

Non si tratta di fare tutto, ma di fare le cose giuste, nel momento giusto, con le risorse disponibili.

Organizzazione: cosa non è (e cosa dovrebbe essere)

L’organizzazione non è:

• Non è un calendario intoccabile. Se ogni minuto è pianificato, dove sta la flessibilità?
• Non è una lista infinita di cose da fare. Le liste servono, ma non devono diventare la tua vita.
• Non è un rigido insieme di regole. La rigidità è l’anticamera del fallimento, soprattutto nel mondo degli eventi.

L’organizzazione è:

• Un processo personale. L’organizzazione deve adattarsi a te, non il contrario.
• Un sistema per stare meglio. Se ti stressa, non funziona. Punto.
• Un insieme di strumenti utili. Non serve complicarsi la vita: scegli ciò che ti aiuta davvero.

Le reazioni all’organizzazione: amore o odio?

In questi anni ho raccolto reazioni di ogni tipo quando si parla di organizzazione.

C’è chi si sente oppresso: “Non voglio regole rigide, io voglio essere libero!”
C’è chi invece la vive come una salvezza: “Senza organizzazione sarei perso, è ciò che mi tiene in piedi.”

E poi ci sono quelli come me, in bilico tra i due estremi: da una parte, il bisogno di ordine e chiarezza; dall’altra, la paura che l’organizzazione diventi una gabbia.

Capisco entrambe le visioni, e proprio per questo credo che l’organizzazione sia un equilibrio sottile. Non deve incasellarti, ma aiutarti a trovare spazio. Non deve obbligarti, ma darti supporto.

Organizzazione nel mondo degli eventi: una sfida quotidiana

Quando penso al settore degli eventi, l’organizzazione diventa ancora più interessante.

Prendiamo un matrimonio, ad esempio. Dire “Sto organizzando un matrimonio” può significare tante cose. Ma cosa vuol dire davvero?

1. Chi lo fa?
   Un team. Wedding planner, coppia, fornitori, staff della location: ognuno ha un compito preciso, e se non c’è comunicazione tra di loro, il risultato è un disastro.
2. Cosa si organizza?
   Tutto: budget, fornitori, ospiti, scalette. Ogni dettaglio, anche il più piccolo, può fare la differenza.
3. Come funziona?
   Con obiettivi chiari, una timeline ben definita e una continua verifica dei progressi.

E qui arriva il punto cruciale: non esiste una ricetta universale. Ogni evento è unico, e così deve essere il sistema organizzativo.

3 DOMANDE ESSENZIALI

• Quali strumenti stai già usando?
• Cosa ti piace dell’organizzazione?
• Cosa ti dà fastidio?

Perché organizzarsi non significa essere rigidi

Una delle cose che dico spesso è che l’organizzazione deve essere flessibile. Non si tratta di riempire ogni minuto della tua giornata, ma di creare un sistema che ti permetta di respirare.

E sì, i tuoi bisogni cambieranno. Le tue priorità si trasformeranno. È normale. Ma se costruisci un’organizzazione che parte da te, sarà più facile aggiornarla e migliorarla nel tempo.

Da dove partire per organizzarsi meglio?

1. Definizione degli obiettivi
   Non puoi organizzare nulla senza sapere cosa vuoi ottenere. Qual è il risultato finale che desideri?
2. Pianificazione
   Una buona organizzazione parte sempre da una pianificazione chiara: quali sono le priorità? Quali risorse hai a disposizione?
3. Comunicazione
   Ogni persona coinvolta deve sapere cosa fare e quando farlo. La chiarezza è fondamentale.
4. Flessibilità
   Gli imprevisti sono parte del gioco. Un processo organizzativo efficace deve essere abbastanza elastico da adattarsi a eventuali cambiamenti.
5. Monitoraggio
   Controlla regolarmente che tutto proceda come previsto. È molto più facile correggere il tiro in corso d’opera che risolvere un problema all’ultimo minuto.

L’organizzazione è un’abitudine, non un’abilità innata

Non esiste una formula magica per organizzarsi, così come non esiste un’agenda perfetta che funzioni per tutti. Ma c’è una certezza: l’organizzazione ti deve supportare, non ostacolare.

Un mio cliente, ad esempio, gestiva un’azienda di catering e si sentiva sopraffatto dalla logistica. Insieme abbiamo creato un sistema con checklist chiare e ruoli ben definiti per il suo team. Il risultato? Meno stress, più tempo per concentrarsi sul cibo, che è la sua vera passione.

Questo è il mio approccio: aiutarti a costruire un sistema che rispecchi il tuo modo di essere e che cresca con te.

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Domande per riflettere sulla tua organizzazione

Ti invito a fermarti un momento e riflettere su cosa significa organizzazione per te. Prova a rispondere a queste domande:

• Qual è la tua più grande difficoltà quando devi organizzarti?
• Ti senti mai sopraffatto dall’idea di pianificare tutto?
• Qual è un piccolo passo che puoi fare oggi per migliorare la tua organizzazione?

Se vuoi una mano per creare un sistema su misura per te, non esitare a contattarmi. L’organizzazione non deve essere un peso, ma un alleato che ti aiuta a lavorare meglio e vivere con più serenità.

Perchè organizzarsi non significa essere rigidi

L’organizzazione, per me, è flessibilità. Non significa incastrare ogni minuto della giornata in un’agenda, ma creare un sistema che si adatti ai tuoi ritmi e che ti permetta di vivere e lavorare meglio così che se i tuoi bisogni e le tue priorità cambiano, sarà più facile aggiornarla e migliorarla nel tempo.

Ti lascio con alcune domande per iniziare:

• Qual è la tua più grande difficoltà quando devi organizzarti?
• Ti senti mai sopraffatto dall’idea di pianificare tutto?
• Qual è un piccolo passo che puoi fare oggi per migliorare la tua organizzazione?

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