Non esiste una regola universale: scopri come trovare la tua organizzazione aziendale personalizzata

Ti sei mai chiesto: “Perché le regole di organizzazione che funzionano per altri sembrano non funzionare per me?” oppure: “È possibile adattare un metodo alle mie esigenze specifiche?” L’organizzazione aziendale personalizzata potrebbe essere la risposta.

Quando si parla di organizzazione, gestione del tempo o procedure aziendali, capita spesso di imbattersi in formule preconfezionate che promettono di funzionare per chiunque tuttavia la realtà è diversa: ogni azienda, team o progetto ha caratteristiche uniche che richiedono soluzioni personalizzate.

Perché non esiste un’organizzazione universale?

Ogni contesto lavorativo è diverso. Quello che funziona in una piccola realtà artigianale potrebbe non essere applicabile in un grande ristorante con decine di dipendenti, e viceversa, necessitando una organizzazione aziendale personalizzata.

Ecco alcune domande da cui partire:

• Il mio team segue già delle procedure?
• Le procedure sono realmente efficaci?
• Quanto tempo perdiamo a risolvere problemi che potrebbero essere evitati con un sistema migliore?
• Le soluzioni che utilizziamo sono davvero adatte al nostro modo di lavorare?

Queste domande aiutano a capire che l’organizzazione non può essere imposta dall’esterno, bensì deve essere costruita partendo da ciò che accade ogni giorno nel tuo contesto specifico.

Il metodo giusto parte dal contesto

Non basta leggere un manuale o applicare una teoria per ottenere risultati concreti. Il vero cambiamento nasce dall’osservazione e dall’esperienza sul campo per la creazione di un’organizzazione aziendale personalizzata.

Un esempio pratico: in una sala ristorante con turni serrati, una procedura per gestire le comande potrebbe sembrare perfetta sulla carta, ma se non tiene conto della velocità necessaria o della comunicazione tra cuochi e camerieri, sarà destinata a fallire.

Cosa significa? Prima di proporre soluzioni, è fondamentale immergersi nella realtà aziendale, osservare il flusso di lavoro, ascoltare le persone coinvolte e capire le dinamiche che guidano (o ostacolano) il team.

Caso studio: un salone di parrucchieri

Ho recentemente sperimento questo percorso all’interno di un Salone di Parrucchieri, è stata un’interessante sfida in quanto in soli 3 mesi (dopo 25 anni di attività dell’azienda) siamo riusciti a lavorare sui seguenti aspetti:

• Riorganizzazione degli spazi
• Gestione del magazzino e dei prodotti
• Allineamento dei tempi teorici con tempi reali
• Gestione dello scadenzario
• Miglioramento della comunicazione con i clienti e della vendita
• Comunicazione interna e collaborazione
• Semplificazione delle procedure e archiviazione

Vai all’articolo in cui racconto di questa esperienza di organizzazione aziendale personalizzata in un Salone di Parrucchieri.

Gli strumenti da adattare alle tue esigenze

Nel mio lavoro utilizzo una combinazione di professional organizing e coaching, strumenti che possono fare la differenza solo se calati nella realtà specifica di chi li utilizza,creando così una organizzazione aziendale personalizzata.

Ecco alcuni esempi di problemi che possiamo affrontare insieme:

1. Gestione del tempo: ti sembra di non avere mai abbastanza ore nella giornata? Creiamo una strategia personalizzata per ottimizzare il tuo tempo, distinguendo tra attività urgenti e importanti.
2. Procedure operative: i flussi di lavoro sono confusi o non condivisi con il team? Progettiamo insieme un sistema chiaro e accessibile per tutti.
3. Spazi di lavoro: il disordine rende difficile trovare ciò che serve? Riorganizziamo gli ambienti per migliorare efficienza e produttività.
4. Comunicazione interna: i membri del team non sanno chi deve fare cosa? Definiamo ruoli e responsabilità per ridurre errori e incomprensioni.

Creare la tua organizzazione aziendale personalizzata è l’unica soluzione

Il primo passo è riconoscere che ogni azienda ha bisogno di un approccio unico. Non esistono soluzioni universali, ma solo sistemi che funzionano quando sono progettati per e con le persone che li utilizzeranno. Per questo è fondamentale pensare a una organizzazione aziendale personalizzata.

Cosa fa la differenza?

• Adattabilità: Il metodo scelto deve evolversi con l’azienda, rimanendo flessibile di fronte ai cambiamenti.
• Ascolto attivo: Capire cosa realmente serve al tuo team e quali sono le difficoltà che incontrate ogni giorno.
• Collaborazione: Coinvolgere le persone nel processo per creare soluzioni che siano accettate e applicate con facilità.

Parti dalle persone non dalle regole

L’organizzazione non è una ricetta da seguire alla lettera, ma un percorso da costruire insieme. Ogni azienda è unica, e il sistema migliore è quello che valorizza le persone, riduce le inefficienze e migliora la qualità della vita lavorativa. Una organizzazione aziendale personalizzata è quindi essenziale.

Come diceva Peter Drucker: “L’efficienza è fare le cose nel modo giusto. L’efficacia è fare le cose giuste.”