Il tempo che corre (o si trascina): quando la percezione inganna

Se c’è una cosa che ho imparato lavorando con imprenditori e professionisti del mondo degli eventi, è che il tempo non è mai neutro. In realtà, il tempo gioca sempre un ruolo attivo, il che significa che dobbiamo riconoscere che il tempo non è mai neutro nelle nostre vite e nelle nostre decisioni.

Corre troppo veloce quando siamo travolti dalle urgenze, si blocca e non passa mai quando ci manca la direzione. Il tempo non è mai neutro in queste situazioni, influenzando la nostra percezione.

Purtroppo però il vero cortocircuito arriva quando iniziamo a dubitare del tempo degli altri.

“Ma quanto ci mette per fare quella cosa?”
“Davvero ci ha messo due ore per mandare una mail e chiamare un fornitore?”
“Quando faccio io, ci metto la metà del tempo!”

Domande lecite, per carità ma spesso nascondono un problema molto più profondo: una percezione distorta del tempo e di come viene usato dai membri del proprio team. È importante ricordare che il tempo non è mai neutro, nemmeno quando siamo insieme ai nostri collaboratori.

Perché succede?

Chi ha fondato un’azienda nel settore eventi, chi la porta avanti ogni giorno, spesso lavora a un ritmo elevatissimo.

Sa cosa serve, ha il quadro completo, ha esperienza quindi, quando vede un collaboratore procedere con lentezza (o così sembra)…

Scatta l’irritazione ma attenzione!

✔ il collaboratore potrebbe non avere la tua stessa chiarezza.

✔ potrebbe mancare una procedura, una scaletta, una comunicazione chiara.

✔ potrebbe esserci un problema reale (di tempo, di priorità, di confusione) che non è stato affrontato.

Tempo percepito ≠ tempo reale

A volte non è questione di pigrizia o inefficienza.

È che la percezione del tempo cambia a seconda del punto in cui ci troviamo:

• Chi gestisce la direzione ha una visione d’insieme
• Chi è operativo si perde nei dettagli.
  

E il risultato è che si finisce a discutere di “quanto tempo ci si mette” senza parlare di cosa serve davvero per fare bene un lavoro.

3 domande scomode ma fondamentali

Ti invito a fermarti un momento (sì, lo so che non hai tempo, ma questo vale doppio) e prova a rispondere sinceramente:

• I tuoi collaboratori sanno chiaramente cosa devono fare, entro quando e con che livello di qualità?
• Esiste un sistema di controllo condiviso o tutto è nella tua testa?
• Hai mai chiesto davvero quanto tempo ci mettono a fare qualcosa e perché?

Piccoli strumenti per grandi risultati

Per iniziare a rimettere ordine senza dover rivoluzionare tutto, ti consiglio 3 azioni semplici:

? Crea una checklist per ogni attività ripetitiva.
Così chiunque sa cosa serve e in che ordine farlo.

? Stabilisci un tempo indicativo per ogni task.
Non per controllare, ma per dare una bussola. Così si può capire quando serve un confronto e quando invece basta fidarsi.

? Raccogli feedback.
Chiedi al tuo team se il tempo stimato corrisponde a quello reale. Scoprirai cose preziose.

Perchè parlarne

Perché il tempo è il grande assente nelle riunioni e nei discorsi operativi eppure, è lui a reggere tutto: il benessere del team, la qualità dell’evento, la soddisfazione del cliente. Il tempo non è mai neutro e questo va tenuto presente quando si organizza qualsiasi attività.

“Quando non si capisce quanto tempo serve per fare le cose, si finisce a pretendere troppo… o a giustificare tutto.”

Trovare il giusto equilibrio è possibile attraverso un metodo e spesso proprio uno sguardo esterno che possa aiutare a rendere visibile ciò che oggi appare confuso.