Check-list e to-do-list per sopravvivere al caos degli eventi
Appena inizia la stagione, entri in una centrifuga impazzita.
Il telefono squilla senza sosta, i fornitori hanno bisogno di conferme, il team chiede istruzioni e la sensazione di avere tutto sotto controllo dura giusto quei cinque minuti prima che arrivi l’ennesima emergenza. Per fortuna, una buona check-list e to-do-list possono aiutare a mantenere l’organizzazione.
Se lavori negli eventi, sai benissimo che la lista delle cose da fare si allunga a dismisura e la memoria, da sola, non basta. Eppure, nonostante le mille app, i foglietti sparsi e le chat di gruppo, finisci sempre a rincorrere qualcosa. Il problema? Non è solo la quantità di cose da fare, ma il modo in cui le gestisci. Usare sia una check-list che una to-do-list può fare una grande differenza.
Checklist e To-Do List non sono la stessa cosa.
Se impari a sfruttarle nel modo giusto, possono diventare gli alleati perfetti per non perdere pezzi per strada e mantenere il controllo. Vediamo quando serve l’una e quando l’altra e, soprattutto, come usarle per non impazzire.
To-Do List: la lista delle cose da fare
La To-Do List è la lista di attività che devono essere completate, senza un ordine rigido e con scadenze diverse. È una lista dinamica, che cambia di giorno in giorno e ti aiuta a distribuire il lavoro in base alle priorità. Entrambe, check-list e to-do-list, occupano un ruolo fondamentale nell’organizzazione di eventi complessi.
Quando usarla?
✔ Per raccogliere le attività da gestire prima di un evento
✔ Per organizzare il lavoro settimanale del team
✔ Per definire cosa deve essere fatto oggi, domani, tra un mese
✔ Per evitare di dimenticare attività importanti che non hanno una data fissa
Esempio pratico: organizzazione di un matrimonio
🎯 To-Do List (esempio di una settimana prima dell’evento)
- Confermare la scaletta con il celebrante
- Inviare i dettagli del servizio fotografico alla coppia
- Controllare il pagamento del catering
- Chiamare il fiorista per confermare l’orario di consegna
- Stampare il tableau de mariage
Come vedi, ogni attività ha una scadenza, ma non c’è un ordine rigido. L’importante è avere una visione chiara di ciò che va fatto e distribuirlo nel tempo per una migliore organizzazione tra check-list e to-do-list.
Checklist: l’elenco delle cose da controllare
La Checklist, invece, è un elenco fisso e ripetibile di elementi da verificare. Serve per controllare che tutto sia stato fatto e per non dimenticare passaggi essenziali. Se salti un punto, rischi un problema. Avere sia una check-list che una to-do-list agevola significativamente l’organizzazione del lavoro.
Quando usarla?
✔ Per processi che si ripetono sempre uguali (es. montaggio e smontaggio di una location)
✔ Per verificare che tutto sia pronto prima di un evento
✔ Per le attività che non possono essere lasciate al caso
✔ Per garantire uno standard di qualità
Esempio pratico: allestimento di una sala per una conferenza
✅ Tavoli e sedie disposti correttamente
✅ Prove audio effettuate
✅ Cartelline per i relatori posizionate sui tavoli
✅ Acqua e bicchieri per gli speaker
✅ Slide caricate sul pc della regia
✅ Microfoni funzionanti
Se dimentichi anche solo uno di questi punti, l’evento può subire ritardi o problemi. La checklist è una sicurezza, ti aiuta a dormire tranquillo.
Checklist vs. To-Do List: quando usarle
Usiamo come esempio l’organizzazione di una cena di gala. Le liste, sia check-list che to-do-list, si completano e non dovrebbero mai essere mischiate.
🎯 To-Do List (una settimana prima dell’evento)
- Contattare il sommelier per orario arrivo
- Contattare gli ospiti che non hanno ancora risposto
- Rivedere il menù con lo chef
- Controllare le esigenze tecniche della band
🎯 Checklist (il giorno dell’evento)
✅ Tavoli apparecchiati con segnaposti corretti
✅ Menu stampati e posizionati su ogni tavolo
✅ Illuminazione impostata in base al mood richiesto
✅ Staff informato sulle tempistiche del servizio
✅ Scaletta dell’evento stampata e consegnata al team
Differenza chiave: la To-Do List ti aiuta a organizzarti prima dell’evento, la Checklist ti assicura che tutto sia pronto al momento giusto. Nell’organizzazione di eventi, entrambe, la check-list e la to-do-list, rivestono un ruolo cruciale.
Come usarle insieme per non perdere la testa
📌 Usale entrambe: la To-Do List organizza il flusso di lavoro, la Checklist verifica che nulla venga dimenticato.
📌 Digitalizza quando possibile: strumenti come Notion, Trello o Google Keep ti permettono di aggiornare e condividere le liste con il team in tempo reale.
📌 Distingui le liste: non mischiare una To-Do List con una Checklist. La prima serve per organizzarti, la seconda per verificare. Entrambe le liste, check-list e to-do-list, svolgono funzioni diverse ma complementari.
📌 Aggiorna dopo ogni evento: una Checklist può sempre essere migliorata. Se durante un evento hai riscontrato problemi, aggiornala per non ripeterli.
📌 E se ti serve aiuto? Se senti che la tua organizzazione è un disastro e ti affidi ancora troppo alla memoria, parliamone. Troviamo insieme il metodo giusto per te!
