Mappare i processi: quando l’organizzazione fa la differenza
Ci sono momenti in cui ti accorgi che qualcosa non funziona, ma non sai da dove partire per sistemarlo. Un esempio chiaro mi è capitato recentemente con un piccolo ristorante a gestione familiare. La proprietaria mi ha chiamata dicendomi: “Non so più come fare. Abbiamo sempre lavorato così, ma adesso non riusciamo più a star dietro a tuttoForse dobbiamo iniziare a mappare i processi.”
Entrando nel loro mondo, ho scoperto che il problema non era la mancanza di impegno, ma la confusione nei processi. Non c’era un ordine chiaro: il flusso delle prenotazioni si intrecciava con la gestione degli ordini, e il tempo perso a rincorrere le cose rubava energie al team.
Il caso del ristorante
La prima cosa che abbiamo fatto è stata mappare i processi. Abbiamo preso una lavagna e disegnato i passaggi principali, dal momento in cui arrivava una prenotazione al momento in cui il cliente usciva soddisfatto. È stato illuminante: ci siamo accorti che alcuni passaggi si sovrapponevano inutilmente, mentre altri erano lasciati al caso.
Le prenotazioni arrivavano via telefono, WhatsApp e email, ma nessuno aveva un sistema unico per registrarle.
Il magazzino non aveva una gestione chiara, e capitava spesso di ordinare ingredienti già disponibili, sprecando soldi e spazio.
I turni dello staff erano organizzati “a voce” il giorno prima, generando spesso incomprensioni.
Dopo aver individuato questi punti critici, abbiamo lavorato insieme per creare una mappa semplice e funzionale. E il risultato?
In meno di due mesi, il ristorante ha iniziato a risparmiare tempo e fatica, migliorando anche il clima tra i collaboratori.
Non solo ristoranti: il caso di uno studio professionale
Un altro esempio viene da uno studio professionale. Il titolare, stremato dalle scadenze, mi ha confessato: “Non riesco più a gestire tutto, e mi sembra di non concludere mai nulla”. Dopo un primo incontro, abbiamo deciso di mappare i processi per capire dove si inceppava il flusso di lavoro.
Il problema? La gestione delle fatture. Ogni volta che doveva emettere un documento, cercava dati sparsi tra email, note a mano e fogli Excel. Questo lo costringeva a lavorare fino a tardi, accumulando stress e commettendo errori.
La soluzione è stata semplice: abbiamo creato un modello unico di raccolta dati e centralizzato tutto in un unico strumento. In poche settimane, il titolare ha guadagnato tempo prezioso, liberando spazio per concentrarsi su progetti più importanti.
Perchè la mappatura funziona?
La mappatura dei processi non è una soluzione teorica. È uno strumento pratico che:
- Ti fa vedere il quadro generale: quando sei immerso nel caos quotidiano, è difficile capire dove intervenire.
La mappa ti permette di vedere l’insieme e individuare i punti critici. - Aiuta a semplificare: spesso ci complichiamo la vita con passaggi inutili.
Mappare significa eliminare ciò che non serve e ottimizzare ciò che funziona. - Crea chiarezza nel team: una mappa condivisa permette a tutti di sapere chi fa cosa e in che ordine, riducendo conflitti e incomprensioni.
Come iniziare a mappare le tue giornate
Se ti riconosci in questi esempi, ecco alcuni consigli per iniziare:
- Racconta la tua giornata: prendi un quaderno e scrivi tutti i passaggi di una giornata lavorativa. Dove perdi più tempo? Quali attività si sovrappongono?
- Usa strumenti semplici: una lavagna, dei post-it o un software come Trello sono ottimi per visualizzare i flussi di lavoro.
- Coinvolgi il tuo team: chiedi ai collaboratori di descrivere il loro lavoro quotidiano. Spesso i problemi emergono solo quando se ne parla apertamente.
- Focalizzati su un processo alla volta: inizia con qualcosa di semplice, come la gestione degli ordini o il flusso delle fatture.
Ogni problema nasconde una soluzione!
Come diceva Einstein: “
“Non possiamo risolvere i problemi con lo stesso modo di pensare che li ha creati.”
Mappare i processi ti costringe a cambiare prospettiva, a vedere il tuo lavoro da una nuova angolazione. È un piccolo investimento di tempo che porta grandi risultati, migliorando la produttività, riducendo lo stress e creando un ambiente di lavoro più sereno.
