Quando non trovi le cose: fastidio, rabbia e perdita di tempo

Quante volte ti sei trovato a perdere minuti preziosi cercando un documento importante, un contratto, o un’attrezzatura necessaria? È un’esperienza che conosciamo tutti, ma quando diventa parte della quotidianità lavorativa, porta con sé un carico di frustrazione e inefficienza difficile da ignorare.

Immagina questa scena: arriva il tecnico della caldaia per un controllo di routine e chiede il libretto dell’impianto. Ti trovi a rovistare in cassetti, scatole e scaffali, cercando di ricordare dove potrebbe essere finito, mentre il tecnico aspetta.

Chiedi ai tuoi collaboratori, sperando che qualcuno sappia dove si trova, ma l’unica risposta che ottieni è: “Credo che l’abbia spostato Sara”

A quel punto ti domandi: Come può essere stata Sara, dato che è qui da meno di un mese?

Quando la disorganizzazione influisce su tutto

Questo tipo di episodi non riguarda solo te: sono un campanello d’allarme per l’intero sistema organizzativo dell’azienda. Se nessuno sa dove si trovano le cose, significa che mancano:

• Sistemi condivisi per gestire informazioni e risorse.
• Ruoli e responsabilità chiari, lasciando tutti a improvvisare.
• Comunicazione efficace per orientare chiunque, dai collaboratori nuovi a quelli più esperti.

Le conseguenze sono evidenti

Immagine compromessa: un ambiente caotico può trasmettere un’impressione negativa a clienti, fornitori e collaboratori stessi.

Tempo sprecato: ogni minuto passato a cercare è un minuto perso per attività più importanti.

Stress e frustrazione: la sensazione di essere disorganizzati pesa, e non solo su di te.

La perdita di tempo è concreta, ma il danno maggiore è quello alla tua professionalità.

Un’azienda che non riesce a trovare un documento fondamentale come il libretto della caldaia ha probabilmente trascurato alcuni aspetti base dell’organizzazione. Pensa a quante altre situazioni simili possono verificarsi:

Gli strumenti essenziali per un evento non sono pronti perché nessuno ha definito dove devono essere riposti.
Il cliente aspetta un preventivo, ma il file è archiviato in una cartella mai aggiornata.
Il team perde tempo a cercare i contratti per chiudere un accordo importante.

Ecco alcune domande da farti in questi casi. Queste domande non servono a puntare il dito, ma a capire dove intervenire per evitare che succeda di nuovo.

• Prima, dove si trovavano le cose?
• Esisteva un ordine preciso o si andava avanti “a memoria”?
• Chi ha il compito di organizzare e mantenere l’ordine?
• È chiaro chi si occupa di cosa?
• Come si trasmettono le informazioni?
• Nuovi arrivati sanno dove cercare o sono lasciati soli a improvvisare?

4 consigli pratici per trovare le cose senza arrabbiarsi

1. Etichetta e archivia con chiarezza
   Ogni documento o strumento deve avere un posto preciso. Usa etichette, schemi visivi o persino una mappa per indicare a tutti dove trovare ciò che serve.
2. Responsabilizza il team
   Assegna a ciascuno un ruolo chiaro: chi aggiorna i file, chi si occupa degli archivi fisici, chi mantiene l’ordine. Una squadra responsabilizzata è una squadra più efficiente.
3. Condividi il sistema
   Non basta sapere dove sono le cose: il sistema deve essere accessibile e comprensibile per tutti. Organizza momenti di formazione per spiegare le procedure e rispondere alle domande.
4. Pianifica controlli periodici
   Dedica del tempo, almeno una volta al mese, per verificare che tutto sia al posto giusto. Questo ti permette di intervenire subito in caso di problemi.
5. Semplifica
   Spesso il disordine nasce da un eccesso di materiali o informazioni. Riduci all’essenziale ciò che deve essere conservato e crea spazi liberi per lavorare meglio.

L’Organizzazione come strumento di serenità

Investire nell’organizzazione non è solo una questione di efficienza: è un passo verso un lavoro più sereno e soddisfacente. Come diceva Benjamin Franklin

“Per ogni minuto speso a organizzare, ne guadagni un’ora”.